Kẻ cắp thời gian

Thục Đoan

Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ; biết phân việc cho cấp dưới, lập kế hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho bản thân là những điều đơn giản mà các nhà quản trị công ty có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.

Ai là thủ phạm?

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, ông giám đốc một tổng công ty quốc doanh đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.

Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn. Lý do cũng rất đơn giản: ông không có thời gian. Một năm có khoảng 260 ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội bộ tổng công ty hay với các nơi khác. Bởi vì ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.

Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều năm qua, ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.

Trong số các kỹ năng của nhà quản lý, quản lý thời gian được xem là một trong những kỹ năng cơ bản bên cạnh các kỹ năng về chuyên môn, thiết lập mục tiêu, phân bổ công việc... của họ. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng biết sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất. Quản lý thời gian chính là nghệ thuật quản lý bản thân, hay nói cách khác, chính là việc cá nhân sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào để thật sự mang lại hiệu quả trong công việc, và tạo được sự quân bình giữa công việc và cuộc sống.

Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nơi công sở?”, chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ gồm các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc tư lẫn việc công, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc... Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.

Biết cách quản lý bản thân

Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy!”. Còn chị chỉ có một câu giải thích: “Tại bận quá!”. Bận rộn làm người ta mau già? Từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng; không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.

Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì  chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.

Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức thời gian cho chính mình. 

Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá!” để  biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới. “Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói. Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.

Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm. Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn cho chính bản thân là điều rất cần nếu muốn kiểm soát việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả. Đừng nghĩ rằng thiết lập mục tiêu hay lập kế hoạch chỉ để sử dụng khi làm các kế hoạch năm. Lập kế hoạch làm việc hàng tuần hay hàng ngày không chỉ cần cho nhà quản lý mà đôi khi cho cả nhân viên ở một số vị trí công việc.

Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị. Ở cương vị quản lý, mỗi ngày chị biết được  nhân viên của mình đi giao dịch ở những đâu, những khách hàng nào họ đang tiếp cận, những việc nào họ đang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp... Cũng nhờ vào đây mà chị có thể kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dưới quyền cũng như tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp đi lại cho hợp lý hơn... Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc, nhưng đổi lại, họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động công việc như trước.

Thời gian là thứ tài sản mà mỗi người đều được hưởng như nhau, 86.400 giây/ngày, và áp lực thời gian trong công việc của mỗi người có xảy đến hay không lại phụ thuộc vào nghệ thuật quản lý bản thân của chính họ. Vấn đề là đầu tư thời gian để lập kế hoạch sử dụng thời gian  sao cho hiệu quả. Nếu bạn đang là một nhà quản lý, hãy buộc nhân viên của mình cũng làm như vậy.

Nhìn vào một chiếc giỏ đã chất đầy những viên đá to, có thể bạn nghĩ đã hết chỗ để bỏ thêm đá vào đó. Nhưng nếu cố gắng cộng thêm một chút khéo léo, bạn có thể bỏ vào giỏ những viên đá nhỏ, rồi đến những hạt cát và sau cùng có thể là nước để phủ kín những khoảng không gian còn trống trong đó. Cách quản lý quỹ thời gian của chúng ta có lẽ cũng như vậy.

***

Để chống lại kẻ cắp thời gian

Lập kế hoạch làm việc hàng tuần, thậm chí là hàng ngày cho chính mình.

- Thiết lập những công việc ưu tiên.

- Không làm những việc mà người dưới quyền có thể tự làm.

- Phân quyền và giao đủ quyền cho cấp dưới để họ có thể tự quyết định công việc trong phạm vi của mình.

- Không tổ chức họp nếu không thật sự cần thiết.  Một cuộc họp nếu chỉ cần 15 phút thì không có lý do gì kéo dài thành 60 phút.

- Nếu cần ra quyết định, hãy ra quyết định thật nhanh; một khi đã nắm vững vấn đề đừng yêu cầu thêm những báo cáo dài dòng hay mất thêm thời giờ để suy nghĩ.

- Và cuối cùng, hãy là tấm gương về tất cả những điều này để nhân viên noi theo.

(Những nguyên tắc quản lý thời gian của ông Alain Cany, Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Chủ tịch Phòng Thương mại châu Âu tại Việt Nam)

Theo TBKTSG, 31-8-2006-Trích từ sách "Chuyện quản trị doanh nghiệp", Nhiều tác giả, Saigon Times Books và NXB Tổng hợp TPHCM xuất bản